Eigenes Backoffice · Case Study
Ich predige kein Wasser und trinke Wein. Das System, mit dem ich meine Agentur führe.
Kunden, Angebote, Verträge, Rechnungen, Belege, Steuer. Alles in einem selbst gebauten Dashboard. Weil ich meinen Kunden nichts empfehlen will, was ich nicht selbst benutze.
Wer ist das eigentlich
Wer steht hinter Kolac Digital?
Yusuf Kolac betreibt Kolac Digital aus Bielefeld. Webseiten, Systeme und digitale Prozesse für kleine und mittelständische Betriebe in OWL, NRW und ganz Deutschland. Wenn du eine Praxis, eine Werkstatt oder einen Fachhandel führst und in der Verwaltung ertrinkst, bin ich der, der dir ein System baut das dir das abnimmt.
Kennst du das?
Du hast deine eigene Firma. Angebote in Word. Rechnungen in einem alten Programm. Belege in einem Ordner, oder auf dem Handy, oder in beiden. Verträge werden gedruckt, unterschrieben, abgeheftet.
Am Monatsende sitzt du am Rechner und sortierst. Von der Fehleranfälligkeit garnicht erst angefangen. Was ist reingekommen, was ist rausgegangen, was fehlt noch. Umsatzsteuer-Voranmeldung wird zum eigenen Projekt.
Es funktioniert. Aber es kostet dich jeden Monat einen Tag. Und wenn du dir was Neues aufbaust, wird es nicht besser sondern schlimmer.
Ausgangslage
So war es bei mir selbst
Ich baue Systeme die Betriebe entlasten. Aber ich selbst hatte lange keins. Excel für Einnahmen, ein anderes für Ausgaben, Word für Angebote, DocuSign für Verträge, ein Terminplaner nebendran. Belege in Google Drive, halb sortiert.
Wenn ein Kunde eine Rechnung wollte, dauerte das zehn Minuten. Wenn er einen Vertrag zum Unterschreiben brauchte, noch länger. Und am Monatsende die Buchhaltung, immer die gleiche Sortier-Arbeit.
Das war nicht das Bild, das ich nach außen vermittelt habe. Und irgendwann war klar: das muss ich mir selbst bauen.
Mehrwert
Ein Dashboard, das die Verwaltung übernimmt
Ich habe mir das gebaut, was ich meinen Kunden verspreche. Alles was in einer Agentur oder einem kleinen Betrieb anfällt, läuft an einem Ort zusammen. Wo möglich, macht das System die Arbeit von selbst.
Monatliche Rechnungen laufen von allein
Kunden mit Wartungsvertrag werden per SEPA-Lastschrift eingezogen. Sobald das Geld da ist, wird die Rechnung erstellt, per Mail verschickt und in Drive gesichert. Ich bekomme nur eine Bestätigung.
Verträge digital unterschreiben
PDF hochladen, Signaturfeld markieren, Link schicken. Der Kunde unterschreibt am Handy mit dem Finger. Beide bekommen das signierte PDF zurück, mit Audit-Trail für die Rechtssicherheit.
Belege werden erkannt statt getippt
Foto von einem Beleg reicht. Betrag, Datum, Lieferant und Kategorie werden automatisch ausgelesen. Ich kontrolliere kurz, speichere, fertig.
Steuer-Voranmeldung ohne Sortier-Marathon
Monat auswählen, alles ist schon fertig aufgeteilt. USt, Vorsteuer, Reverse Charge für Meta und Google. Drei CSV-Exporte, ab damit ins ELSTER.
Vertrieb, Kunden, Angebote an einem Ort
Pipeline als Kanban, Kunden mit voller Historie, Angebote werden auf Klick zu Rechnungen. Was ich brauche, ist einen Klick weit weg, statt in fünf Tools verstreut.
Berichte zeigen was wirklich läuft
Umsatz, Ausgaben, Gewinn pro Monat. Auf welchen Kunden ich meine Zeit verbrannt habe und welcher wirklich zieht. Statt einmal im Jahr eine Überraschung vom Steuerberater ein klarer Blick jederzeit.
Überblick
So sieht der Überblick aus
Umsatz aktueller Monat, offene Rechnungen, Ausgaben und die letzten Rechnungen mit einem Klick zum Detail. Links Kunden, Vertrieb, Verträge, Berichte. Alles was ich täglich brauche, auf einem Bildschirm.
Ergebnis
Was sich verändert hat
Monatliche Retainer-Rechnungen brauchen null Klicks. Ich sehe sie erst, wenn sie beim Kunden im Postfach sind.
Verträge sind nach 3 Minuten unterschrieben und archiviert, statt am nächsten Tag per Post.
Belege werden beim Kauf sofort abfotografiert und sind für immer weg. Nicht mehr als Sortier-Stapel am Ende des Monats.
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung mache ich in unter 15 Minuten. Vorher war das ein Nachmittag.
Ich habe wieder Zeit für das, wofür ich mein Geld verdiene. Für Kunden und für neue Projekte.
Genau so bauen wir es auch für dich
Das Dashboard hier ist auf eine Digitalagentur zugeschnitten. Für dich wäre es anders geschnitten. Andere Bereiche, andere Automatisierungen, andere Reports.
Aber die Kernidee bleibt: alles was du jeden Tag oder jeden Monat brauchst, an einem Ort. Wo möglich, macht das System die Arbeit für dich.
Kein Baukasten von der Stange. Etwas das zu deinem Betrieb passt.
Für alle die es genau wissen wollen
Komplett selbst entwickelt mit Next.js. Firebase Firestore als Datenbank, Firebase Storage für Dateien, Firebase Auth für Login. Datenbank und Storage nur für meine E-Mail freigegeben, kein Self-Signup, sonst nichts. Alle API-Routen prüfen den Firebase-ID-Token gegen meine feste User-ID. Öffentliche Endpoints (Signing-Links für Verträge, GoCardless-Webhook, Cron) sind Token- oder HMAC-geschützt und laufen nur bei gültiger Signatur. Rechnungen und Angebote als PDF mit @react-pdf/renderer, Verträge signiert mit pdf-lib und Audit-Trail. Belegerkennung über Claude Vision. Zahlungsabwicklung über GoCardless mit HMAC-SHA256-Webhooks. Auto-Backup in Google Drive und Google Sheets über OAuth. Deployment auf Vercel mit HTTPS und täglichen Cron-Jobs. Alle Secrets als Environment Variables, nichts im Client-Code.
Sollen wir über dein System reden?
Kein Verkaufsgespräch. Wir schauen uns an, wie dein Betrieb läuft und wo du Zeit verlierst. Wenn wir dir helfen können, sagen wir dir wie. Wenn nicht, auch ehrlich.
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