KI UND AUTOMATISIERUNG

KI-Beratung für kleine Betriebe, die Zeit sparen wollen

Ich finde mit dir heraus, wo künstliche Intelligenz in deinem Betrieb wirklich Arbeit abnimmt, erstelle daraus ein klares Konzept und baue auf Wunsch eine Testversion, die wir mit echten Daten prüfen. Ohne Hype, ohne Fachchinesisch.

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KI-Konzept mit Handlungsempfehlungen
Testversion mit echten Daten
Datenschutz und KI-Verordnung von Anfang an

Kurz gesagt

Kolac Digital aus Bielefeld berät kleine und mittlere Unternehmen in Nordrhein-Westfalen beim Einsatz von künstlicher Intelligenz. Die Beratung umfasst die Suche nach passenden Anwendungsfeldern, ein KI-Konzept mit priorisierten Anwendungsfällen, Regeln für einen verantwortungsvollen Einsatz nach europäischer KI-Verordnung sowie auf Wunsch den Bau und Test einer Testversion. Dazu kommen Automatisierungen für wiederkehrende Abläufe wie Belege, Anfragen und Rechnungen.

LEISTUNGEN

Vom ersten Gedanken bis zur getesteten Lösung

Du kannst bei jedem Schritt einsteigen und aufhören. Viele Betriebe starten mit dem Konzept und entscheiden danach, was gebaut wird.

KI-Konzept und Beratung

Bevor irgendetwas gebaut wird, klären wir, wo KI bei dir überhaupt etwas bringt. Am Ende steht ein Konzept mit klaren Empfehlungen, das du auch ohne mich umsetzen könntest.

Anwendungsfelder in deinem Betrieb finden und Ziele festlegen
Konkrete Anwendungsfälle beschreiben und nach Nutzen und Aufwand ordnen
Technische und organisatorische Voraussetzungen prüfen
Abläufe und Zuständigkeiten für den Einsatz von KI festlegen
Regeln für einen verantwortungsvollen Einsatz, inklusive Datenschutz und europäischer KI-Verordnung

Testversion und Erprobung

Ein Konzept auf Papier beweist noch nichts. Deshalb baue ich für den wichtigsten Anwendungsfall eine Testversion und wir prüfen sie mit echten Daten aus deinem Alltag.

Testversion für einen klar umrissenen Anwendungsfall
Test mit echten Belegen, Anfragen oder Dokumenten aus deinem Betrieb
Messung: spart es wirklich Zeit, und wie oft liegt die KI daneben
Ehrliche Auswertung, ob sich der Ausbau lohnt

Automatisierung im Alltag

Nicht alles braucht KI. Viele Zeitfresser lassen sich mit sauberen, festen Abläufen lösen. Ich baue beides und sage dir offen, was wofür passt.

Anfragen, Angebote und Rechnungen ohne Abtippen
Belege automatisch erfassen und vorsortieren
Verbindungen zwischen deinen vorhandenen Programmen
Auswertungen, die sich selbst aktualisieren

ABLAUF

So entsteht dein KI-Konzept

Acht Schritte, die aufeinander aufbauen. Die Beratungstage lassen sich flexibel verteilen, als halbe oder ganze Tage, über Wochen oder Monate.

Ausgangslage erfassen

Wie arbeitet dein Betrieb heute, wo geht Zeit verloren, wo liegt Potenzial für KI.

Ziele und Nutzen klären

Was soll KI bei dir erreichen, und welcher Nutzen ist realistisch zu erwarten.

Abläufe gliedern

Aufgaben in klare Prozesse zerlegen, damit sichtbar wird, wo KI sinnvoll ansetzt.

Voraussetzungen prüfen

Welche technischen und organisatorischen Bedingungen müssen erfüllt sein.

Anwendungsfälle ausarbeiten

Konkrete Einsätze beschreiben, auch neue, an die vorher niemand gedacht hat.

Qualität absichern

Regeln für Prüfung, Verantwortung und Transparenz, abgestimmt auf die europäische KI-Verordnung.

Empfehlungen zusammenfassen

Alle Ergebnisse in einem Konzept, das du als Fahrplan nutzen kannst.

Testen, wenn gewünscht

Den wichtigsten Anwendungsfall als Testversion bauen und mit echten Daten prüfen.

AUS DER PRAXIS

Was schon im Einsatz ist

Keine Folien, sondern Lösungen, die in Kundensystemen und im eigenen Betrieb täglich laufen.

Bilderkennung

Belege lesen sich selbst

Eine Rechnung oder ein Foto einer Quittung wird hochgeladen, die KI liest Datum, Betrag, Absender und Umsatzsteuer aus und legt einen Entwurf an. Was sie nicht sicher erkennt, markiert sie. Gebucht wird erst, wenn ein Mensch geprüft hat.

Bilderkennung

Visitenkarte rein, Kontakt fertig

Visitenkarte fotografieren, Name, Firma, Anschrift und Telefon landen im Kundensystem. Ein Scan überschreibt nie etwas, das schon von Hand eingetragen war.

Sprachmodell

Texte mit fester Faktenbasis

Ein Redaktionsablauf, in dem KI Fachartikel entwirft. Die Fakten über den Betrieb sind fest vorgegeben, damit nichts erfunden wird. Veröffentlicht wird nur nach Freigabe.

Automatisierung

Buchhaltung ohne Abtippen

Rechnungen, Zahlungseingänge und Umsatzsteuer greifen ineinander. Was einmal erfasst ist, muss nirgends ein zweites Mal eingetragen werden.

VERANTWORTUNG

KI, der du vertrauen kannst

Eine KI, die still Fehler macht, kostet mehr Zeit als sie spart. Deshalb gelten in jedem Projekt dieselben Regeln.

KI schlägt vor, der Mensch entscheidet

Bei allem, was Geld, Kunden oder Verträge betrifft, gibt es eine Prüfung durch einen Menschen. Die KI nimmt Arbeit ab, aber keine Verantwortung.

Unsicherheit wird sichtbar

Eine gute Lösung zeigt an, wo sie sich nicht sicher ist. Stille Fehler sind gefährlicher als offene Lücken.

So wenig Daten wie nötig

Es geht nur das an einen KI-Dienst, was für die Aufgabe gebraucht wird. Wo es sinnvoll ist, läuft das System auf deinem eigenen Server.

Es gibt immer einen Plan B

Fällt ein Dienst aus, arbeitet das System mit einer einfacheren Methode weiter und sagt dir das auch.

Die KI-Verordnung im Blick

Jeder Anwendungsfall wird nach der europäischen KI-Verordnung eingeordnet: Gilt eine Transparenzpflicht, welche Aufsicht braucht es, und was müssen die Mitarbeitenden über KI wissen.

Datenschutz von Anfang an

Welche Daten fließen wohin, wer ist Auftragsverarbeiter, was muss dokumentiert werden. Das klären wir vor dem Bau, nicht danach.

FÖRDERUNG

KI-Beratung kann gefördert werden

Für kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen bezuschusst die NRW.BANK mit dem Programm NRW.BANK.Impuls KI die Vorbereitung des KI-Einsatzes. Gefördert werden konzeptionelle Beratung und der Test von KI-Systemen für einen konkreten Anwendungsfall.

Zuschuss: 50 % der förderfähigen Ausgaben
Höchstbetrag: 25.000 € innerhalb von zwei Jahren
Untergrenze: 5.000 € förderfähige Ausgaben
Laufzeit: höchstens sechs Monate

Wichtig: Der Antrag muss gestellt sein, bevor das Projekt beginnt. Ob ein Programm gerade Anträge annimmt, ändert sich. Zuletzt war das Antragsportal wegen hoher Nachfrage vorübergehend geschlossen. Den aktuellen Stand prüfen wir im Erstgespräch. Stand der Angaben: Oktober 2026.

HÄUFIGE FRAGEN

Was Betriebe vorher wissen wollen

Lohnt sich KI für einen kleinen Betrieb überhaupt?

Oft ja, aber nicht überall. Am meisten bringt KI bei Aufgaben, die sich ständig wiederholen und viel Lesen oder Abtippen erfordern, etwa Belege, Anfragen oder Dokumente. Genau das klären wir im ersten Schritt, bevor du Geld in die Umsetzung steckst.

Was kostet eine KI-Beratung?

Das hängt vom Umfang ab, deshalb gibt es keinen Pauschalpreis. Abgerechnet wird nach Beratungstagen, die du flexibel abrufen kannst, auch als halbe Tage und verteilt über mehrere Wochen. Du bekommst vorher ein festes Angebot, in dem jeder Schritt mit seinem Umfang steht.

Gibt es eine Förderung für KI-Beratung?

Für kleine und mittlere Betriebe in Nordrhein-Westfalen gibt es Programme, die Beratung und den Test von KI-Systemen bezuschussen. Wichtig ist, dass der Antrag vor Projektbeginn gestellt wird. Ob ein Programm gerade Anträge annimmt, prüfen wir im Erstgespräch gemeinsam.

Gehen meine Kundendaten an ChatGPT oder andere Anbieter?

Nur, wenn es für die Aufgabe nötig ist, und nur so viel wie nötig. Welche Daten an welchen Dienst gehen, legen wir vorher fest und dokumentieren es. Wo der Datenschutz es verlangt, läuft das System auf deinem eigenen Server.

Was bedeutet die europäische KI-Verordnung für meinen Betrieb?

Für die meisten Anwendungen im kleinen Betrieb, etwa Belege auslesen oder Texte entwerfen, sind die Pflichten überschaubar. Seit Februar 2025 müssen Unternehmen aber dafür sorgen, dass ihre Mitarbeitenden ausreichend über die eingesetzte KI wissen. Ich ordne jeden Anwendungsfall ein und sage dir, was zu tun ist. Eine anwaltliche Rechtsberatung ersetzt das nicht.

Wie lange dauert so ein Projekt?

Ein KI-Konzept dauert je nach Größe des Betriebs einige Wochen. Mit Testversion sind es in der Regel zwei bis sechs Monate. Die Beratungstage lassen sich flexibel verteilen, damit es neben dem Tagesgeschäft machbar bleibt.

KI ist am stärksten, wenn das System dahinter stimmt

Die beste KI nützt wenig, wenn Anfragen, Termine und Rechnungen noch in fünf Programmen verteilt liegen. Schau dir an, wie eine Webseite mit System aussieht, auf der KI später aufsetzen kann.

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